Obtener pagos y organizar recordatorios a clientes siempre es una tarea díficil, sin embargo, es crítico para la salud de la compañía ser diligente con las cuentas por cobrar pendientes. Afortunadamente, Odoo proveé las herramientas adecuadas para rastrear cuentas por cobrar, automatizar estados de clientes, y medir su comportamiento.
Seguimientos a clientes: guía paso a paso
Deshaciéndose de pagos pendientes
Si tiene algunas transacciones sin conciliar en su cuenta bancaria, necesitará procesarlas primero antes de empezar a analizar los estados de sus clientes. Esto asegura que ha registrado todos los últimos pagos de clientes antes de enviar recordatorios a clientes con saldos pendientes.
Revisar el reporte de Antiguas Cuentas por Cobrar
Después de haber conciliado todas sus cuentas bancarias, puede generar un Reporte de Antiguas Cuentas por Cobrar preciso desde el menú de Reportes., Este reporte mostrará todos los clientes y sus saldos pendientes en facturas abiertas.
El reporte muestra esta información con incrementos de tiempo para la mejor visualización de los saldos pendientes que mantienen sus clientes y por cuánto tiempo han mantenido estos saldos. Luego, puede enfocar apropiadamente sus esfuerzos en los clientes puntuales.
Puede seleccionar cualquiera de los clientes en la lista y Odoo abrirá los detalles de sus facturas en la forma de carta de Seguimiento a Clientes, también conocida como Estado de Cliente.
Desde el estado de cliente, Ud. puede:
Cambiar y personalizar el mensaje que es enviado al cliente
Enviar un recordatorio al cliente
Enviar una carta de recordatorio impresa al cliente
Enviar recordatorios impresos automátizados por medio de nuestra integración Docsaway
Acercar en las diferentes facturas abiertas o pagos
Remover una factura o pago desde el reporte (en caso de conflicto)
Registrar cualquier nota de llamada hecha al cliente
Programar su próximo seguimiento para permanecer encima de los pagos de clientes (ej. llamar en 15 días si los pagos no se han hecho)
Puede configurar recordatorios para cuando quisiera contactar de nuevo a un cliente en particular. Seleccionando Manual abrirá la herramienta programar seguimiento, mientras que seleccionando Auto le recomendaremos automáticamente que contacte al cliente dentro de 15 días si el cliente no ha pagado aún la factura. Instalando el módulo Planes de Seguimiento le permitiremos definir acciones automatizadas e intervalos para enviar recordatorios.
Si ya le ha enviado un recordatorio a un cliente hace unos días, un mensaje de alerta aparecerá en la parte superior de la pantalla, recordándole que no debe enviar otro recordatorio tan pronto ya que uno ya fue enviado recientemente. Cada vez que registre una nota, Odoo configurará automáticamente la siguiente fecha de recordatorio, a menos que elija configurarla manualmente seleccionando el botón de siguiente recordatorio en el extremo superior derecho de la pantalla.
Truco
También puede específicar la fecha de pago esperado directamente en una línea de la factura, por consiguiente, definir el siguiente recordatorio en caso que la factura no haya sido pagada.
Enviar estados de clientes
Enviar sus recordatorios a clientes en lote en el menú .
Aquí Odoo abrirá todos los estados que están esperando ser procesados, lo cual es determinado por el último recordatorio que ellos recibieron. Puede elegir procesarlos uno por uno, enviar múltiples cartas o emails en lotes, o configurar una fecha siguiente de acción para la siguiente ocasión en que sean contactados.
Nota
Si una factura aún no ha sido pagada, Odoo le recordará contactar al cliente particular basado después en su fecha siguiente de acción.
Puede ingresar al reporte de estado del cliente diariamente y Odoo solo mostrará los clientes que debe contactar en algún día dado. Esto es basado en:
Clientes de los aún no ha recibido un pago
Clientes que no han sigo recordados durante los últimdos X días ("X" siendo definido como la fecha vencida de la factura después del primer recordatorio, luego la siguiente fecha de acción configura cada recordatorio)
Configurar su proceso de reclamación
El módulo Administración de Recordatorios de Pago le permite definir planes de recordatorio. Después de instalarlo desde el menú Aplicaciones, vaya al menú Niveles de Seguimiento en la configuración de contabilidad para configurar su proceso de reclamación.
Algunos ejemplos son:
Email:3 días antes de la fecha de vencimiento
Email+Carta: en la fecha de vencimiento
Email+Llamada: 15 días después de la fecha de vencimiento
Email+Carta: 60 días después de la fecha de vencimiento
Gracias a este módulo, puede enviar cada email y carta en lotes para todos sus clientes a la vez. El siguiente recordatorio será automáticamente calculado basado en su plan configurado de seguimiento.
El módulo también agregará un punto rojo/verde en cada cliente, esto permitirá que pueda fácilmente marcar el estado del cliente con las siguientes opciones: "Buen Deudor, Deudor Normal, o malos deudores.
DDV: Medir su comportamiento
El DDV (Días Destacados de Ventas) es una medida de promedio de número de días que una compañía toma para percibir ingresos después de una venta realizada. El DDV es calculado dividiendo el monto en las cuentas por cobrar durante un período dado por el valor total de ventas a crédito durante el mismo período, y multiplicando el resultado por el número de días en el período medido.
Puede obtener el DDV de su compañía desde el reporte Resumen Ejecutivo bajo Reportes (revisar el KPI días promedio de deudores).
Ver también